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ホーム購買パフォーマンス小売

これまで、買掛金管理部門は、必要ではあるものの反復的なバックオフィス業務と見なされてきました。
請求書が届き、支払いが行われる。しかし、財務部長が買掛金のもたらす付加価値（キャッシュフローの改善など）を認識するようになり、これらの部門は現在、より良い実務を開発・実施するよう奨励されています。
 
すべての買掛金管理部門は、ベストインクラスの部門になるよう努力しなければなりません。そのためには、請求書処理を中心としたAPプロセス全体の管理方法を変革することが必要です。これには、データの取得、請求書の照合、承認ワークフロー、そして最終的な支払いまでが含まれます。
企業は、P2P（Procure-to-Pay）サイクルの1ステップに過ぎないものの、正確性、適時性、不正のない支払いを保証する責任があるのは、この帳簿管理プロセスだけであることを理解するようになったのです。
基本的に、買掛部門は請求書を受け取り、これらの請求書のデータは、自動化または手動入力によって、正しい勘定科目およびコストセンターのデータと一致させる必要があります。次に、これらの請求書は、発注書や可能であれば納品書と照合する3ウェイ照合が必要である。この段階で、請求書はERPシステムに直接送信されるか、検証のために適切な担当者に転送され、支払のために公開されます。
しかし、それだけではありません。例外処理、サプライヤーからの支払い要求の処理、紙文書（発注書や物品受領書）の検索、支払い期日を確実に守るための承認者の確認など、請求書関連の業務に買掛部門が費やしている時間もあるのです。
しかし、買掛金管理部門が最高のパフォーマンスを発揮するのを妨げる問題を排除し、最小限に抑えるために、できることがあります。
請求書処理の合理化により会計処理を最適化することで、請求書が正しいことを確認し、人手を介さずに自動的にERPや会計システムに直接送信して支払いを行うことができるため、買掛部門は例外処理に集中することができます。
この余分な時間は、キャッシュフローを増やす方法を見つけたり、サプライヤーとの関係を改善したり、有利な支払条件の機会を特定したり、運転資金をよりよく管理するために使うことができます。
以下の10のプラクティスそれぞれに注力することで、買掛部門は、支払いが正確かつタイムリーに行われ、不正のないことを保証することができます。
このリストにある各実践は、AP管理ソリューションでプロセスを自動化するかどうかにかかわらず、従うべきものです。しかし、現実には、紙の請求書や、本来コストや時間がかかり、ヒューマンエラーが起こりやすい手作業のプロセスを排除すれば、これらの業務、つまりプロセスの最適化は、より容易になるのです。
会社の規模にかかわらず、買掛金管理部門が会計入力生成ソフトウェアを使用してデジタル化すると、請求書の処理コストが他社の平均15.96 $に対して、最高の買掛金管理組織では2.94 $であるなど、自動化プロセスのメリットをすぐに確認することができます。
請求書の処理には時間がかかる。自動化することで、請求書追跡の負担が軽減され、照合作業も含めて自動的に処理されるようになります。請求書の量が季節によってピークになる場合、自動化ソリューションによって処理能力を向上させることができます。
ビジネスの規模や請求書の量にもよりますが、金額や支払い予定日を把握することは、キャッシュフローを管理すると同時に、サプライヤーとの関係を悪化させる支払遅延を避けるために不可欠です。優先順位をつける場合、請求書は当然、支払期日と支払条件に従って順番に支払われるべきです。
毎週何百、何千もの請求書を受け取る場合や、季節によって請求書の量が急増するようなビジネスの場合、タイムリーで正確な支払いを確保することは困難です。また、請求書と発注書、商品の受領書（該当する場合）を照合する必要があります。製品が届き、請求書と一致することを確認する、またはサービスが実行されたことを確認するまでは、支払いのための請求書の送付は避けるべきです。
また、多くのサプライヤーが提供する早期支払割引の機会についても知っておく必要があります。買掛金の自動化は承認プロセスを大幅にスピードアップさせるので、これらの割引を識別して利用することができます。割引がない場合は、請求書を期限内に支払うのがベストですが、キャッシュフローをよりよく管理するために、期限前ではありません。
システムが複雑になればなるほど、ミスや支払いの遅れが発生するリスクは高くなります。既存のワークフローを見直し、承認プロセスにおけるボトルネックを特定します。承認プロセスの合理化には、組織全体の処理と報告の一元化と標準化も必要です。
紙と手作業によるプロセスは、物事を遅くしがちです。自動化することで、以下の時間を短縮することができます。 インボイス処理 最大70 %まで、支払の正確性と適時性を確保しながら。自動化といえども、買掛金管理部門には細かなルールの導入が欠かせません。
複数の拠点で購買権限を持つ企業は、すべての請求書が一元的に処理・決済されることを確認する必要があります。もし、まだ手動でレガシーシステムを使用しているのであれば、銀行への出入りは月に2回に制限した方がよいでしょう。
測定できないものは管理も改善もできません。したがって、プロセスを変更する場合は、特にこれらのプロセスを自動化した後に、部門が新しいまたは改訂されたプロセスをどの程度遵守しているかを判断するために、具体的な目標やKPIを設定する必要があります。
まずは、以下に挙げる指標について、サービスの現状を把握することから始めましょう。そして、自動化システム導入後のサービスのパフォーマンスを測定する。見るべき指標は以下の通りです。
継続的な測定により、自動化の価値を示すことができます。しかし、自動化されていないことを理由に、これらのKPIを追跡しないことは許されません。
お金に関しては、常に不正の可能性があります。不正は、サイバー犯罪者、サプライヤー、さらには自社の従業員など、さまざまなところから発生します。また、紙の小切手を支払い元とする場合、不正のリスクはさらに高くなります。そのため、このリスクを軽減することは、ポリシーと手順の遵守に直結します。
サイバー犯罪者は、取引先のメールアドレスになりすまし、別の口座への支払いを要求するなど、必ずしもお客様の組織をハッキングすることを目的としない、さまざまな詐欺を行います。雇用主は架空のサプライヤーアカウントを作成することができ、サプライヤーは同じことをしようとする従業員を持っているかもしれません。
会計入力の自動化は、より厳密な検証追跡システムと明確な監査証跡によって、この問題に対処するのに役立ちます。各請求書のステータスをリアルタイムで可視化し、自動化された3要素マッチングにより、異常や明らかなエラーを検出し、さらなる調査のためにフラグを立てることができます。
重複支払を排除するための措置は、不正の検出と管理措置とほぼ同じですが、ここでは通常、意図的でない状況であることを除きます。この場合も、手作業や紙の書類では、支払いのために重複した請求書が送られる可能性があります。サプライヤーは、請求書を郵送した後、同じ請求書を電子メールで送信し、確実に受領することができる。手動システムの場合、特に多くの請求書を受け取る場合、従業員が支払いのために両方の請求書を送ってしまうことがあります。
支払いシステムは、重複する請求書にフラグを立て、支払いを停止できるようにする必要があります。これは、お使いのシステムが、すべてではないにしても、ほとんどの重複を検出できることを前提にしています。請求書の承認を手作業で行う場合、システムに依存するだけでは不十分で、支払担当者が請求書を継続的に監視し、支払いの重複を避ける必要があります。手動から自動処理に移行することで、支払いの重複をなくすことができます。
決済プロセスにアクセスできる人が多ければ多いほど、エラーや重複決済が発生する可能性が高くなります。請求書の承認から支払いまでの全工程を一人で管理しないように、従業員ごとに職務を分離するなどの内部統制を実施し、特定の人だけがサプライヤー・マスター・ファイルにアクセスできるようにして、この問題に対処しています。買掛金の内部管理プロセスを導入し、エラーやボトルネックが発生する場所を明らかにする。
システムレベルのコントロールは、プロセスの構造的な非効率性を特定し修正することで、セキュリティ侵害の回避や潜在的な不正行為の発見を支援します。繰り返しになりますが、自動化によって複数の人間が関わる必要性が制限されるため、プロセスに関わる人間の数は自動的に少なくなります。
支払い条件の標準化に努めれば、運転資金を解放し、キャッシュフローをよりよく管理し、支払い処理を最適化することができます。特に、多くのサプライヤーを使っている企業では、それぞれのサプライヤーが独自の支払い条件を交渉することを望んでいるため、これは重要なことです。これらの用語を統一することで、ワークフローの効率化を図ることができます。また、DPOに悪影響を及ぼす可能性のある個々のサプライヤーとの場当たり的な交渉を防ぎ、買掛金部門の収益に影響を与えます。
しかし、標準的な支払条件の導入が再交渉を妨げるものであってはならない。あなたのチームは調査を行い、サプライヤーが類似企業と同じか、それ以上の条件を提示しているかどうかを確認する必要があります。もし、不利になるようなら、再交渉の時期です。請求書は通常30日、60日、90日のサイクルで届きますが、早期支払割引を利用することで、他のメリットより優れていることが分かるかもしれません。
また、サプライヤーと交渉する際には、支払い方法についても検討する必要があります。記入や郵送が必要な紙の小切手の枚数を減らすことで、コスト削減とルーティングの問題による支払いの遅れを減らすことができます。電信送金やバーチャルカードなど、さまざまな支払い方法を利用して、すべてのサプライヤーへの支払いを電子的に一元管理することをお勧めします。
例外が発生すると、支払いの遅延につながり、サプライヤーからの要求や懸念への対応（電話や電子メール）に多くの時間がかかるため、PAにとって大きな課題となっています。これらの問題を迅速に解決することは、十分なキャッシュフローを維持するために重要です。自動承認プロセスにより、発注書に対応する請求書が支払いのために直接ERPに送られるため、APチームは例外処理にのみ対応すればよいのです。これらの例外はすぐに特定されるため、タイムリーに解決することができます。
トラッキングと紛争解決プロセスを合理化することは、貴社と貴社のサプライヤに利益をもたらします。支払い期限を守ることで、サプライヤーとの関係も良くなります。逆に、紛争を追跡することで、常に問題を抱えているサプライヤーを特定し、代替案を模索するきっかけとすることができます。お客様側では、社員が電話やメールに対応する時間が減り、より付加価値の高い業務に集中することができます。
グローバルなビジネス環境では、サプライヤーの買収、連絡先の変更、会社の移転が起こり得ます。このような変更により、請求書がシステムに認識されなくなり、支払いが遅れたり、最悪の場合、間違った住所に支払いが行われる可能性があります。
買掛金自動化ソリューション サプライヤーポータルを提供している会社では、サプライヤーが必要に応じてログインして情報を変更できるため、こうした問題が解消されます。しかし、これを実現するためには、自社のソリューションとサプライヤーのシステムに互換性がなければなりません。
これらの慣行を守り、買掛金支払いプロセスを継続的に改善することで、承認プロセスを最適化し、支払い遅延（および遅延ペナルティ）をなくし、最終的にキャッシュフローをよりよくコントロールすることができます。しかし、紙とマニュアルによるプロセスは、目標の達成を難しくするだけです。APオートメーション・ソリューションを導入することで、AP部門は次のレベルに到達することができます。
 
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